Журнал учета трудовых книжек – официально утвержденный документ, который должен быть у любого работодателя.
При поступлении на должность работник сдает трудовую книжку на хранение ответственным лицам организации, в которой он будет работать. Процесс передачи трудовой книжки на хранение обязательно фиксируется в этом документе, который еще называют журналом учета трудовых книжек и вкладышей в них.
Документ заполняется строго по установленным правилам, свободная форма ведения журнала недопустима.
Что такое журнал учета трудовых книжек и зачем он
Обязанность вести журнал закреплена законами РФ, форма и порядок ведения документа утверждены Министерством труда.
- Внешне журнал учета трудовых книжек представляет собой книгу формата А4 с большим количеством страниц.
- Содержит 13 граф обязательных к заполнению.
В документе проставляется номер и дата приемки или передачи трудовой, указывается номер трудовой книжки и ФИО работника, а также должность, которую он занимает, или трудовые обязанности, выполняемые на рабочем месте. Данные скрепляются подписью принявшего документ специалиста.
В крупных компаниях обязанности контроля трудовых книжек и ведение журнала возложены на сотрудников кадрового отдела или специалистов по персоналу. Если в компании отсутствует такой отдела или специалиста, работодатель должен соответствующим приказом назначить ответственное лицо.
Дополнительно к журналу учета трудовых книжек на предприятии должна быть приходно-расходная книга, в которую вносятся сведения обо всех купленных за счет организации бланков (бланки трудовых книжек и их вкладыши).
Как опломбировать журнал учета трудовых книжек
- Проколоть журнал (например офисным дыроколом). Ваша цель - 2 или 4 дырки, по желанию
- Прошиваем журнал крепкой нитью и завязываем на задней стороне журнала
- Наклеиваем пломбу поверх нитей - узел должен оказаться под пломбой (как на фото ниже)
- Ставим печать организации. Печать должна находить и на журнал и на пломбу
Главные цели и задачи пломбы на журнале трудовых книжек - предотвратить несанкционированные правки, подтвердить выполнение требований контролирующих организаций
Правила ведения журнала учета трудовых книжек и заполнение
Так как журнал будет долго использоваться, желательно, чтобы предприниматель учел следующие требования при его оформлении:
- Журнал должен быть выполнен в твердом переплете, прошит и пронумерован, на обратной стороне документа помещается сургучная печать и пломба, а на последнюю страницу вклеивается лист, на котором указано количество прошитых и пронумерованных страниц в журнале, заверенное подписью руководителя организации.
- Любая неправильно оформленная запись аккуратно зачеркивается, прописываются правильные данные и дополняются припиской «исправленному верить», запись скрепляется подписью и указанием должности внесшего исправления лица.
Заказать и купить журнал учета трудовых книжек 2018
Специалисты СЭС-ДОК обладают высокой квалификацией в санитарно-эпидемиологическом аудите. Мы предлагаем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям полный пакет услуг по оформлению санитарной и отчетной документации, в числе которых заполнение и регистрация журнала учета трудовых книжек с пломбой.
Преимущества обращения в СЭС-ДОК:
- Качественная и правильная подготовка санитарных документов к проверке;
- Оперативность работ: срок оформления журнала учета трудовых книжек 1-2 дня.
Заказать услугу регистрации вы можете у наших операторов, которые с радостью ответят на ваши дополнительные вопросы.
